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 何回かにわたって、ワークフローシステムを活用して経費精算業務を効率化するフローを考えてみます。

 

 経費精算は1回当たりの金額は少額ですが、対象者や件数が多いため、会社全体では煩雑な業務です。 経費精算の基本的なフローを見てみましょう。

 

 

 <フロー手順>
 1 申請者が会社定型の精算書用紙に手書きで記入(またはExcelに入力して印刷)
 2 精算書に領収書を貼付・回付
 3 部長が内容を確認して押印
 4 経理に回付
 5 経理担当者が内容を確認し、申請者に小口現金で支払い
 6 精算書に基づき仕訳入力

 

 経費精算書のヘッダには「申請日・申請者氏名・所属部署」を、明細には「発生日・内容・支払先・金額・備考」などを記入します。

 

 経費精算の科目は限られるので、科目を申請者に記入させる会社もあります。しかし、中には海外関連経費など、消費税の課税・不課税の選択が必要で記入間違いがおきやすいものもあります。科目を記入させるか否かは、ケースバイケースで考えます。

 

 本フローでは、1.申請者の精算書記入と6.経理担当者の仕訳入力の二重作業が発生しています。仕訳入力に必要な項目(日付・科目・金額・摘要)は、科目を除き精算書に記入済みです。精算書の入力データを仕訳入力に活用できれば、経理の入力作業は軽減できます。これを「分散入力」または「現場入力」といいます。