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 ワークフローシステムは、精算書・申請書などの文書データを、決められたルートで回付、必要な電子承認(システム上の承認)をもらい、それを閲覧・報告できるシステムです。特に稟議書、経費精算書、勤怠管理に利用されています。

 

 ワークフローシステムを利用して、精算書を電子化したフローを見てみましょう。

 

 

 <フロー手順>
 1 申請者がワークフローシステムへ精算入力
 2 精算書を印刷
 3 精算書に領収書を貼付・回付
 4 部長が内容を確認して電子承認
 5 経理に回付
 6 経理担当者が内容を確認し、申請者に小口現金で支払い
 7 ワークフローシステムに勘定科目を追加入力
 8 会計システムへ自動仕訳データを送信

 

 これにより、経理担当者の入力作業がなくなり、紙の経費精算で発生していた二重作業がなくなりました。申請者が勘定科目を入力できれば、勘定科目の入力も不要となります。

 

 本フローでは、部長が領収書を貼付した精算書を確認した上で、電子承認しています。領収書のチェックは事務方にまかせて、経費申請の要否だけでの確認で良いなら、紙の精算書は部長を経由しないフローも考えられます。