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 各部署が遠隔地だと、精算書は本社経理に郵送です。精算書が届いてから、会計処理・振込作業をすると、時間がかかります。
 領収書をスキャンして精算入力データに添付したフローを考えてみます。

 

 

 <フロー手順>
 1 申請者がワークフローシステムへ精算入力
 2 領収書をスキャンしてデータ添付
 3 部長が内容を確認して電子承認
 4 経理担当者が内容を確認し、ワークフローシステムに勘定科目を追加入力
 5 会計システムへ自動仕訳データを送信
 6 システムで自動生成されたファームバンキングデータ(FBデータ)で銀行振込処理
 7 申請者が精算書を印刷
 8 精算書に領収書を貼付
 9 経理に郵送
 10 経理担当者が処理済みデータと紙の精算書を確認、保存

 

 これにより、精算書が経理部に到着する前に、経理担当者が会計処理・振込作業を行うことができます。
 また、部長が電子承認する時に領収書のスキャンデータを見ることができるので、領収書を見ながらの承認の可否が可能となります。

 

 なお、このフローでは、最終的な紙による精算書・領収書の保存は必須です。税務上の要件は満たしていないので、スキャナ保存はできませんので、ご注意ください。