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2016.03.30  請求書発行の仕事は「経理」か、「営業」か

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 企業において、請求書の発行はとても大切な仕事です。請求書をきちんと出さないと、得意先から代金を回収できないからです。

 

 もし仕入先から請求書が届かなかったら、あなたの会社でも社内手続上、支払いができないはずです。請求書は、漏れなく正確に、適切なタイミングで出す必要があります。

 

 また、請求書の発行はリスクとも隣合わせです。誰でも簡単に発行できるようだと、架空の請求書をねつ造され、売上金を横領されるケースがあります。そのため、請求書発行は、請求印の使用者限定、オリジナルな請求書用紙の活用、請求書の連番管理、再発行の原則禁止等、厳格な管理で不正が起きないようにします。

 

 創業時や企業規模が小さい頃、請求書発行はたいがい管理部門が行います。それは厳格性、正確性だけが理由ではありません。営業担当者に営業に専念してもらうためです。営業部に営業事務を置く余裕がないので、管理部が営業事務を兼務して請求書発行している面もあります。

 

 さらに、会計も理由の一つです。売上の計上基準は“検収基準”か“出荷基準”です。しかし、販売管理や在庫管理システムが構築されていないと、検収や出荷のタイミングで売上計上するのは手間がかかります。請求書発行と同時に会計処理するほうが楽です。経理が一緒に処理する形になりやすいのです。

 

 しかし、企業が一定規模になると、経理部の請求書発行では業務が煩雑になったり、問題が発生したりします。

 

 例えば、請求書の記載間違い。社員数が20~30名だと、経理担当者と営業担当者の机の距離は近く、自然と営業情報が入ってきていたでしょう。何か疑問点があっても、すぐに声がけできました。

 

 それが社員数100名ともなると、営業部と経理部のフロアーが別になることも少なくありません。営業情報は遮断され、営業から経理へ事務的なメールや紙の“請求書発行依頼”が回覧されるだけです。従前よりはミスが発生しやすくなります。

 

 そうなると、今度は「営業担当者が請求書を確認すべき」となり、営業部(請求書発行依頼)→経理部(請求書発行)→営業部(請求書内容確認)という流れになります。日数はかかる上、営業担当者の負担軽減の趣旨からも遠ざかります。

 

 一方で、経理も問題を抱えています。営業から提出される“請求書発行依頼”に不備があるのです。営業が請求依頼そのものを忘れたり、内容に間違いがあったりします。経理がその都度「請求書を出し忘れていませんか?」「この金額はおかしくないですか?」と確認していると切りがありません。

 

 結局、経理は経理で営業とは別に、売上に関する契約書や書類のコピーを手許に持ち始め、請求書発行(売上計上)の予定を独自に管理します。営業と経理による請求業務の2重管理です。営業は経理のフォローを当たり前に感じ、自己責任の意識がいつまでたっても芽生えません。

 

 売上高が増えれば、このやり方ではいずれ業務が破綻します。システムの新規開発や更新を機に、売上計上のあり方、請求業務のプロセスを一から見直します。

 

 その際、請求書発行の仕事は“経理”が良いのか、それとも“営業”が良いのか、というテーマが度々出ます。答えは、企業規模、IT化の状況、ビジネスの形態、組織によっても異なり、一概には言えません。

 

 ただ、企業が成長し、IT化が進めば、いずれは営業の仕事にならざるを負えません。営業担当者がやるか、営業事務がやるかの違いはありますが、それが全社最適化の方向性です。

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