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 実際に書類をスキャナ保存するためには、税務署長等の事前承認と帳簿の電子保存とは異なる所定の要件(電磁的記録の真実性及び可視性の確保)の順守が必要です。

 

 

 スキャン文書は改ざんが容易であるため、スキャン後の改ざん防止の仕組みが不可欠です。電子署名、タイムスタンプで変更を検知、バージョン管理で変更履歴を保持する必要があります。

 

 また、紙の書類であれば紙質、筆圧などで改ざんの跡を発見しやすいですが、スキャン文書ではそれが消えてしまいます。そのため、入力期間を制限し、書類受領後速やかに電子化させて改ざんリスクを低減する必要があります。

 

 ただし、それらを実行するのは大変なので、重要度が低い書類に関しては入力期間の制限、タイムスタンプを要件としていません。

 

 スキャナ保存の要件を満たすためには、別途システムを構築したり、第三者が提供する有料サービスを利用したりする必要があります。スキャナ保存を適用するなら、経費精算の領収書だけでなく取引先から受領したその他の書類も対象とし、全社的な書類保管コストの削減を考えなければ投資効果がでないでしょう。