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2016.05.11  社内で契約書が氾濫する理由

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 よく見かける社内光景の一つに“契約書の氾濫”があります。色々な人たちがそれぞれ同じ契約書をコピーしてファイリングしているのです。

 

 営業担当者は、自分の案件の取引内容を確認するため、一部コピーして保管します。営業事務の担当者は請求書を発行するため、経理部は売上計上のタイミングや売上予定金額を知るためです。最後に総務部は原本保管とは別に予備としてコピーします。

 

 なぜ、このような状態の会社が多くなってきたのか。その理由は経営環境の変化にあります。

 

 第1に、日本も契約社会化が一段と進みました。米国ほどではないにせよ、契約書の種類や分量が増えています。取引に当たっては取引内容や条件が詳細に規定されるようになり、個人情報保護・秘密保持・反社会的勢力の排除等の追加の関連条文や契約も当たり前になりました。

 

 第2に、商取引が多様化しました。単純な商品や製品の販売では、取引を始める前に諸条件を定型化した「基本契約」を締結し、それを前提にした発注書(ないしは電話注文)で取引成立です。

 

 しかし、個々の取引で諸条件が異なる場合や、そもそも定型化しづらいビジネスモデルについては「基本契約」を締結せず、取引の都度「個別契約」を締結します。取引が個別契約形態だと、企業の契約書は格段に増えます。

 

 第3に、内部統制制度の厳格化です。上場企業の内部統制報告制度(J-SOX法)や、不正防止のための内部体制の整備で、業務のリスク低減が求められました。請求書の発行もれ、売上の計上もれや金額間違い。これらを防止するのに、手っ取り早く強力な手続きが「契約書による確認」だったのです。

 

 このように経営環境が変化し、契約書の重要性や利用頻度が増えてきているのに、多くの企業では契約書に関する業務が変わらないままでいます。その結果、「皆が契約書をコピーし、自分のデスクに分厚い契約書ファイルを保管する」という、何とも非効率でムダな状態が生まれています。

 

 では、どのようにすれば良いのか。

 

 1つは契約書の電子化・共有化です。社内の利用者や確認事項が増えているのですから、必要なタイミングで閲覧できるようにします。

 

 たとえば、文書管理システム。文書管理システムとは、社内の電子化文書(紙をスキャンした画像文書)、電子文書(Word、PDFで作成された文書)を一元管理できるシステムです。主な機能としては、ライブラリ機能、バージョン管理機能、属性管理、検索機能、配布・共有機能、アクセス管理機能等があります。

 

 このようなシステムを前提に、新しく契約書の作成・管理・閲覧ルールを定めて運用できれば、契約書の重複管理を減らし、検索も容易となります。さらに、ワークフローの稟議申請とリンクさせたり、提案書をナレッジ化したりなど、ほかにも効果を期待できます。

 

 もう1つの方法は、「契約書」ではなく「契約情報」の電子化・共有化です。増大した契約内容のうち、業務に必要な契約情報だけをデータベース化します。

 

 本来ならば、このような役割は販売管理システムや債権管理システムが担っています。受注案件毎の取引条件・出荷予定日・金額、得意先の基本情報・入金条件等。受注から売上の計上、入金消し込みまでを管理できる仕様のはずです。

 

 しかし、諸条件が多様化してイレギュラー処理やシステム外管理が増えてくると、各担当者は契約書のコピーを手許に置き始めます。販売管理や債権管理システムを改良して、複雑な条件でも処理できるようになれば、契約書の氾濫は沈静化します。ただし、高機能化には費用対効果の話もありますので、その点は注意も必要です。

 

 契約書の氾濫は、経営環境が変化しているのに業務プロセスが変化していない典型的な事例です。仕組みの不適合はムダの発生だけでなく、業績にも悪影響を及ぼします。ビジネスや状況の変化を正しく把握して、経営や業務の仕組みを改善していくことが大切です。

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