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2016.06.01  業務改善のカギは「不安定要素」の排除

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 業務プロセスは「バトンリレー」のようなものです。“業務”から“業務”へタスクが次々と引き継がれていきます。業務は円滑に流れると効率的であり、そうでないとムダが発生します。

 

 たとえば、ある業務に「詰り」があると、その後ろの業務は「手待ち」になります。「手待ち」であっても仕事ですから、そこにもコストはかかります。

 

 その後、なんとか詰りが解消されると、それまでのタスクがまとめてやってくるので、今度は後ろの業務が「繁忙」になります。やむを得ず時間外や休日で対応することになり余計なコストがかかります。

 

 工場だと生産性向上のため「手待ち」を減らすことに気を配りますが、事務・管理だとそこまで「手待ち」にこだわりません。業務の成り行きにまかせてしまっているのが現状です。

 

 それはなぜか。理由の一つに、自社の業務プロセスの中に取引先の社外業務が含まれていることがあげられます。「仕入先から請求書が届かないと仕入計上できない」「主要部品の外注先の納期回答がこないと得意先に当社の納期回答ができない」など、社内の業務に取引先の業務が密接に結びついているケースです。

 

 確かに相手あっての業務だと当社でコントロール不能なので、そこで業務改善をあきらめがちです。しかし、実はここに業務改革のポイントがあります。社外に取られている主導権を自社に取り返す工夫・改善をするのです。

 

 もし社内でコントロールすることができるようになれば、一連の業務は劇的に改善します。自社のコントロール下で「詰り」を減らすことができるからです。ほんとうにそのようなことができるのか。いくつか事例をあげてみます。

 

 

請求書による仕入計上

 翌月初め、仕入先からの請求書が届いたら、それを経理に回して前月分の仕入計上している場合、もし仕入先が請求書を出し忘れたら、当社の月次決算が締まらないことになります。これではいつまでたっても決算早期化はできません。

 

 そこで「請求書」をトリガーとして仕入計上する業務を、商品が入荷した際の「納品書」をトリガーとする業務に修正します。そうすると、請求書の到着を待つという不安定要素を排除できます。さらに「納品書」と「請求書」のチェックを定型化すれば、先方の請求間違いを発見する仕組みもできます。

 

 

消費税差額の処理

 仕入計上は「納品書」で行い、支払いは自社の購買システムで集計した債務金額で支払うのが一般的です。しかし、中には仕入内容は合っているのに仕入先の請求書を1枚1枚確認して、消費税の端数調整している会社があります。

 

 これはものすごく手間がかかります。請求書のチェックは、あくまで請求内容を確認すればよいのであって、ここで当社と仕入先の消費税計算の違いまで対応する必要はありません(消費税差額処理の話はこちら参照)。

 

 経費精算ならまだ話はわかりますが、仕入先の消費税計算は自社の購買システムと債務管理システムが適切に計算しているなら、そのまま支払うよう業務を修正します。

 

 

EDI出荷データによる検収

 発注業務を仕入先とEDI(電子データ交換)している企業も少なくないでしょう。卸売業や小売業など日々大量に発注が繰り返される業者間では、業務効率化にEDIは欠かせません。

 

 ただし、これも仕入先の業務に依存する仕様だと「詰り」になる場合があります。商品が入荷した際、「現物」と仕入先の「出荷データ」をチェックする仕様だと、先方のシステム入力が遅いと当社の入荷処理が手待ちとなります。

 

 違算を減らすメリットはありますが、業務プロセス上は「現物」と自社の「発注データ」をチェックする方法に変えるべきです。

 

 

 このように業務改善や業務改革では、業務プロセスから「不安定要素」である取引先の関与をいかに減らすかが肝要です。業務デザインを考える際の参考にしてみて下さい。

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