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 社内で新しいことを始めたり、従来のやり方を変えたりするためには、関係者が集まるミーティングが欠かせません。その中で、みんなで真剣に知恵を出し合い創造的な解決策を模索します。

 

 しかし、ただ闇雲に会議を重ねていても良い結果が得られるとは限りません。

 

 たとえば、参加者が受け身の人ばかりだと、誰かがリードして決めてくれるのを待つだけの会議になります。あるいは、参加者が自己保身的な主張ばかりだと、議論の収拾がつかなくなって結論が出せません。

 

 会社の変革を伴うような会議で建設的な結果を出すためには、それ相応の準備や努力が要ります。

 

 

適切なファシリテーターを置く

 まずは会議を仕切る「人」です。テーマが難しければ難しいほど、ファシリテーションを任せられる有能な「ファシリテーター」が必要です。

 

 ファシリテーションとは、「会議、ミーティング等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力の1つ(出典:ウィキペディア)」です。

 

 会議だけでなくビジネス全般に必要とするスキルだと思います。通常、責任者やプロジェクトリーダーがファシリテーターとなりますが、場の空気を読めない人、論点を整理できない人だと厳しいです。

 

 

参加者にテーマに関する情報や資料を十分提供する

 会議で参加者の発言が少ないのには理由があります。テーマに関する情報や知識・経験が不足しているのです。人はわからないことや自信がないことに関して意見を言いません。ゲストのように、おとなしく聞いているのがオチです。

 

 できれば、参加者には会議前にテーマに関して勉強してもらいます。十分な質と量の情報を提供し、自分なりに消化してもらうのです。

 

 もちろん中には消化不良を起こす人もいます。それでもないよりはずっとマシです。会議の中で知識の「点」と「点」がつながって「線」になる場合もあります。

 

 

課題に対処できる状態まで整える

 変革を伴うような会議は1回で終わることはありません。何か月にも何回にも渡って開催されます。そのため、次回の会議までに参加者がやっておくべき「課題・宿題」や「調べもの」があることが多いです。

 

 しかし、人によって能力・スキルはまちまちです。人によっては手に負えない課題もあります。また現実問題として課題に取り組む時間がないこともあるでしょう。いずれにせよ、参加者が課題に対処できないと問題の解決が遠ざかるだけです。

 

 それではどうするか。課題に対処できるような現実解まで落とし込みます。

 

 たとえば、その人が手に負えないなら、素直にできる人に代わってもらいます。ただし課題への取り組みが若手の教育目的も兼ねるならサポートする人をつけます。また時間がないなら課題に優先的に時間を確保してもらえるよう関係者と交渉します。業務の優先順位はある意味経営判断です。

 

 会社の将来を担う重要な会議だからといって、経営資源や戦力が潤沢なケースはまれです。いろいろな制約のある中でも一定の成果を上げていく工夫と準備が大切なのです。