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2017.04.12  会議の生産性を上げるホワイトボードの使い方

 私は打合わせでは好んでホワイトボードを使います。黒・赤・青の三色のマーカーを持ち替えながら、出席者の発言を整理して図解していきます。会議中4時間立ちっぱなしで、ホワイトボードに書き続けることも少なくありません。そんな時は決まって会議が終わった後、腰が痛くなったりします。

 

 昔は板書ではなくノートパソコンをツールとして使っていました。マイクロソフトのOffice製品「VISIO(ビジオ)」というフローチャート作成ソフトがあるのですが、それをプロジェクターで写し、議論しながらその場でフローを書き上げます。

 

 VISIOは慣れるとEXCELの10倍早くきれいにフローチャートを書けると言われています。ですから決して私が特別ではないのですが、中には初めてその光景を見て感動してくれる人もいました。

 

 私は長らくVISIOを使っていたのですが、だんだんと限界を感じました。フローの形になる前の論点整理、内容や仕様の理解、条件やパターン分岐の網羅性、そういった部分でもっと参加者を巻き込みたい、情報を共有し議論を深めたいと思うようになったのです。

 

 残念ながらそれを実現するのにパソコンはあまり適切ではありませんでした。適時性という意味ではやはり手書きが一番です。そう思うようになってからは、会議内容にもよりますがホワイトボードを多用しています。

 

 当初は人前で書くことは嫌いでした。字はきたないですし、一般教養の漢字もかなり忘れています。コンサルタントとして「どうよ」というレベルです。

 

 しかし、ホワイトボードにはとてもメリットがありました。私がボードに書いたり消したりしながら考えていく姿をそのまま見てもらうことで、出席者全員が課題認識、思考整理をしやすくなったのです。さらに、間違って書けば訂正する発言も出やすく、書いた内容がわからない際の質問も増えました。

 

 議事録のように書いた結果を見せるためにボードを使うのではなく、議論や課題を整理していく過程を見せるという使い方を覚えてからは、より会議の質があがりました。

 

 プリントした紙やパワーポイントも良いですが、さまざまな検討が必要な新しい仕組みづくりでは、もっとホワイトボードを活用して「動的」に考えると良いと思います。

 

 その際に大事なことは「書く手間を惜しまない」ことです。面倒くさがらずに論点を整理し、図を丁寧に書きます。字は綺麗なほうが良いですがあまり気にせず、漢字は書けた方が良いですが書けなくとも問題ありません。そして、ボードがいっぱいになったら、必ず消す前に写メを取り、議事録に添付しましょう。

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