私の部屋は、決して褒められたものではありません。書類や資料、読みかけのものが散乱しています。

 

 電子書籍のおかげで、いまでこそ実物の本を買うのはめっきり減りましたが、それでも毎月何冊かは増えていきますから、本棚に入らない分は横にして入れたり、下に置いたりです。

 

 ですから、定期的な取捨選択と整理整頓が欠かせません。

 

 しかし、これは本や書類を減らすことが目的ではありません。もちろん不要な本や書類は処分しますが、真の目的は「空間を取り戻すこと」です。部屋や机周りのスペースを空けて、快適性や作業能率を高めます。

 

 本や書類を減らすのはあくまで手段であって、広い部屋ならスペースに余裕があるので、ムリをして捨てる必要はありません。

 

 業務や仕事に当てはめて考えてみると、どうでしょう? 部屋の話と同じだとわかります。

 

 黙っていればやることは増えていく一方ですし、常にやりかけの仕事やしなければならない仕事で、あふれかえっています。ここでも、定期的な取捨選択と整理整頓、いわゆる業務改善や業務改革が必要となるわけです。

 

 その目的は業務を減らすことではありません。真の目的は「時間を取り戻すこと」です。

 

 しかし、実際の業務改善・改革をやっていると、プロジェクトメンバーは業務削減そのものにフォーカスしすぎるきらいがあります。もちろん削減することも大事ですが、もっと「時間をどれくらい解放できるか」という視点が必要です。

 

 業務改革では、私は時間を書いてもらうようにしています。各業務の1回当たりの所要時間、回数から総時間を割り出すのです。そうすることで、優先順位がつけやすくなり、改革の実効性が上がります。

 

 ところで、ここまで部屋の話と業務は共通していましたが、両者の間には一点だけ違うところがあります。

 

 それは、本や書類なら、広い部屋でスペースに余裕がある時は、ムリして捨てる必要はなかったですが、業務の場合は、その人の時間の余裕度に関係なく、業務を削ることを徹底しなければならない点です。

 

 できる限り空き時間を増やす。この積み重ねが間接部門の省人化を押し進め、全社ベースの直間比率の改善につながります。

 

 現場主導の業務改善だと、個人レベルの「時間の取戻し」が目的ですが、経営主導の業務改革では、全社レベルでの「人の取戻し」、直間比率の改善こそが真の目的です。

 

 業務改革では、「人をどれくらい解放できるか」という視点まで高めることが大切です。