まずは、次の例文を読んでみて下さい。

 

(例)ネコが鳴いた。

 

 何の変哲もない文章ですが、どんな情景が浮かびましたか? ちなみに私はサザエさんの家の庭で、タマが一声鳴いた風景です。それでは、次の例文ではどうでしょう?

 

(例)50匹のネコが1時間以上、ひっきりなしに鳴いた。

 

 とんでもない事態が起きていそうです。いったい何があったのか・・・。

 

 業務改革で一番大事なことは、現在の業務実態を把握することです。何を置いてもこれがないと始まりません。

 

 しかし、これが上手くできる会社は少ないです。

 

 社内で作成した業務フローやマニュアルを見せていただくと、ほとんどが二次元的・平面的なのです。先の例で言えば「ネコが鳴いた」です。

 

 たとえそれが正確なフローであったとしても、業務の流れを描写しただけでは、見る人に実態は伝わりません。

 

 「50匹のネコが1時間以上鳴いたのか」、あるいは「1匹のネコが朝、ひと鳴きしたのか」では、まったく状況は異なります。

 

 ですから、自著「お金をドブに捨てないシステム開発の教科書」でも書きましたが、業務を調査する際は、数量や数値を書くことがとても大切になってきます。

 

「伝票を月100枚、手入力していて、1枚入力するのに平均10分かかる」

「社内問合わせが月100件(50時間)あり、そのうち80%が営業部」

 

 その業務の回数や頻度、1回当たりの所要時間、年間時間などの数字情報を入れ込みます。

 

 私はこれを「業務を三次元にする」と言っています。平面的なフローや業務記述書に数字を盛り込むことで、業務を立体的に見せるのです。

 

 これだけでも、見える景色はだいぶ変わりますが、さらに改革する上では、「業務を四次元で見る」ことが大切です。

 

 「将来、この業務はどれくらい増えそうか」、あるいは「3年前は、問合わせは月1000件だったから、今はだいぶ減ったね」など、過去や未来の時間軸を入れて、今の業務を捉えます。

 

 そうしてはじめて、「これは大変だからシステム化しよう」、「昔よりはだいぶボリュームが減ったから、今のままでも問題ないか」と言うような判断ができるようになるのです。

 

 「50匹のネコが1時間以上、ひっきりなしに鳴いた」という話も、1年前は「1000匹のネコが一日中鳴いていた」というのであれば、ずいぶん話が違って聞こえてきます。

 

 仕事の見える化は、業務の流れやその内容をたんに描写するのではなく、数字をたくさん入れて三次元にし、時間を意識して四次元で考えるようにしましょう。