「新システムを入れると、一体いくら利益が増えるのか」・・・この考えは、システムを決める上で、とても重要です。現場にしてみればシステムは道具ですが、経営にとっては投資です。投資である以上、そのリターンがすべてです。

 

 そこで、次期システム更新に当たって、経営陣に説明するためにシステムの投資効果分析を行うわけですが、その際、効果をまちがった金額で測定するケースが少なくありません。

 

 経営者の「一体いくら利益が増えるのか」という言葉を文字どおり解釈し、現行システムと新システムとの差分だけを、効果と考えがちです。

 

 たとえば、新システムを導入すると「営業の生産性が10%アップする」「書類が電子化するので紙が減る」など、現行システムからの改善点だけを、金銭的価値に置き換えて、投資効果を測ります。

 

 これは、システムを初めて導入する業務分野に対しては問題ありません。正しい測定です。しかし、システムを現在利用している業務分野に対しては正しくありません。なぜなら、現行システムの更新部分を評価していないからです。

 

 システムには寿命があります。使用しているOSやプログラム言語などの技術的な問題、事業成長に伴うデータ量の問題、ビジネス変化に伴う機能改修の限界など、現行システムをずっと使用し続けることはできません。

 

 次期システムの更新は、たとえ現行システムとまったく同一の機能であったとしても、この耐用年数を延長する価値があるわけです。

 

 これを入れずに効果測定するとどうなるか? 基幹システムなど大型システムになればなるほど、効果が過少になります。投資予算と効果の採算が合いません。

 

 そのため、ムリに差分効果を膨らませたり、採算が合わずにシステム更新が却下・保留になったりします。次期システムの正しい効果を算出するためには、差分だけでなく現行の延長分も含めることが大切です。

 

 では、延長分の効果をどのように測定したら良いのでしょうか? それには、もしシステムが1ヵ月止まったらどうなるかを想像してみるのが早いでしょう。

 

 業務はどうなるか? 売上はどうなるか? その状況を金銭的に置き変えてみると、システムを安定的に延命させる価値がわかります。

 

 しかも、次期システムが安定稼働するには、検討から含めて数年を要します。現行システムの耐用年数に十分な余裕があるうちに、取り掛からなければなりません。

 

 正しい投資効果とその必要性をきちんと説明できれば、経営の理解を得られます。これらは経営企画部や情報システム部の仕事ですから、がんばって下さい。