「当社は、仕入で買掛金の違算は出ません。」

 

 財務調査などで、仕入業務について質問すると、このように回答する会社があります。

 

 違算とは、会社が認識している買掛金と、仕入先の請求書の金額が異なる状態を言います。違算が発生する理由は、会社と仕入先との締め日の違い、どちらかの値引き、返品などの伝票処理もれ、商品の単価違い、数量違い、品違い等です。

 

 このため、違算が出ない会社は、管理がしっかりした会社だと思われがちです。

 

 たしかに、違算が出ないという会社の中には、事務周りや仕入先の指導が行き届いている会社もあります。しかし、大半はそうではありません。むしろ適度に違算が出ている会社より危険な業務体制であることが多いです。

 

 一般的な仕入業務は「発注」「入荷」「検品」「仕入」「支払」の流れです。

 

 入荷時に発注書と納品書を、検品時に納品書と商品現物を確認し、仕入を確定させ、買掛金の金額が決まります。そして、翌月に届いた請求書と帳簿の買掛金を確認して、支払いをします。

 

 違算は、翌月に請求書と買掛金を突合したタイミングで現れます。そこで、前月の当社ないしは仕入先の処理間違いを見つけるわけです。もし会社に非がある場合は、当月で仕入(買掛金)の修正をかけます。

 

 一方、違算が出ない会社の仕入プロセスは、「発注」「入荷」「検品」「支払」「仕入」の流れです。「支払」と「仕入」が逆転しています。

 

 入荷・検品時には仕入を確定させず、翌月に仕入先の請求書が届き、支払を確定してから仕入計上、ないしは支払直前に仕入計上します。

 

 つまり、違算が出ない会社は、仕入先の請求書を見てから仕入計上、買掛金の金額を決めています。だから、違算が出ないのも当たり前です。

 

 では、なぜこのような処理が業務として危険なのか。

 

 理由の1つめは、仕入先の求めた金額をそのまま支払っているからです。会社としてのあるべき買掛金(支払額)を持っていないので、請求どおりに支払っている可能性があります。

 

 2つめは、発注と発注消込の問題です。請求ベースで仕入計上するのは、発注管理が弱くて納品ベースで仕入計上できないからです。発注管理の仕組みが悪いと、不要不急な商品の発注や重複発注が頻発します。

 

 3つめは、月次決算が遅く、場合によっては月中で粗利(業績)を把握できていないからです。翌月の請求書をチェックして、ようやく仕入や在庫が固まり、前月の営業成績がわかるようでは、利益を追求するスピード経営はできません。

 

 仕入で違算が出ないこと、それ自体は良いことですが、はなから違算が出ない仕組みでは、意味がありません。経営的に危険を内包しているので、仕入業務の見直しが必要です。