「システムは稼働したら終わり」・・・これはシステムによくある誤解の一つです。

 

 たしかに、システムは稼働させるまでがとても大変です。どのようなシステムにするか、どのパッケージを買うか、業務要件・パラメータ設定をどうするかなど、稼働までの検討や決断がシステム構築の肝です。

 

 しかし、システムの中には選定・導入作業はそこまで大変ではなく、むしろ稼働後から本番となるタイプがあります。モジュール名で具体的に言うと、ワークフローシステム、BI(ビジネスインテリジェンス)ツール、SFA・CRMなどです。

 

 ワークフローシステムは、稟議・経費・報告書などの申請・承認手続きを電子化するシステムです。

 

 これだけですと単なる業務効率化にすぎませんが、ワークフローシステムを経由することで、稟議・経費・報告書などの内容はデータとして蓄積されます。

 

 このデータベースを上手に活用すれば、紙の時代にはなかった情報共有化とスピードある意思決定ができるようになります。

 

 BIツールは、データ分析専門のツールです。各種システムに散らばっているデータを一か所に集め、あらゆる角度で経営分析することが可能です。

 

 言い方を変えると、BIは使い方次第で金を生む卵にもなりますし、買ったはいいが誰も使わなくなったら、宝の持ち腐れにもなりえます。

 

 つまらないありきたりのKPI(重要業績評価指標)ではなくて、自社の経営や業務の改善に直結する分析ができるかが活用のカギです。

 

 SFA・CRMは、営業支援や顧客管理のシステムです。営業担当者別の行動予定・アクション履歴を管理したり、顧客や案件別のコンタクト履歴や購買履歴などを管理したりします。

 

 SFA・CRMは、営業担当者別、顧客別、案件別に情報を一元管理できているので、状況確認するのに役立ちます。でも、そこまでしか活用しないのは、非常に勿体ない話です。

 

 実際の受注高と訪問回数から次月はどの得意先に訪問し、何を売り込むかを考えたり、購買履歴や反応度からDM対象を絞り込んだり、セールスレターを改善したり、やろうと思えば営業生産性やマーケティング戦略まで突っ込んで活用できます。

 

 これらのシステムの特長は、情報を意思決定に活用できるよう分析・可視化する点にあります。

 

 ですから、システム上で一度設定して終りではなく、実際に取得した情報を使ってPDCAを回してみて、情報の取り方や見せ方を調整していくことが大切です。

 

 情報システム部は導入までが仕事、現場部門は与えられた使い方しかしないとなると、システムの投資回収はいつまで経っても図られません。

 

 これら3つのシステムに関しては、どこの部署が責任を持って稼働後の高度利用を担うのか、決めておく必要があります。