前回の「売上予算編」に引き続き、今回は経費予算について考えてみます。

 

経費予算

 一番スタンダードなのが、部門別、費目別、月別に設定した予算です。新年度が始まる前に、各部門長に経営企画部か経理部からEXCELファイルが配られます。今期の実績や来期の予定人員数を考えながら、数字を入力していきます。

 

 ここで、経営企画部から「予算作成に当たっては、部門経費5%削減でお願いします」などと、一律の削減目標が設定されると、何が起こるでしょう?

 

 そうです。コストの付け替えです。

 

 「この費用は、A部門のためにやっているのだから、ウチの純粋な経費でないよね。経理に言って30%くらいA部門に経費の振替えをお願いしよう。」

 

 「ウチのプリンターを、隣の部門も使っているよね。諸経費代としてリース料の50%(たとえば部門人数比で計算)くらいもらうべきではないだろうか?」

 

 このような提案がくると、理屈は一見正しいので、経理部はむやみに断ることができません。組織内の政治的な話もあり、さまざまな付け替えが起こります。私が見た中では、付け替えを30パターン以上やっていた会社もありました。

 

 さらに、付け替えは予算をつくる時だけの話ではありません。予算と実績を比較するために、毎月の月次決算でも付け替えをやるわけです。

 

 人数比で付け替えしている場合は、ご丁寧にも実際の月末の部門人数を調べて、毎月比率すら替えていたりします。こんなことをしていたら、月次決算が遅くなるのも当たり前です。

 

 このようなことが起きるのは、経費予算の趣旨をはき違えているからです。

 

 この部門は経費がどれくらいかかっているのだろうか? そういう負担割合を見るためなら、配賦も少しは意味があります。しかし、そんなことは経営にとって参考程度の情報です。

 

 経費予算の目的は、予算を守ってムダな経費を抑えることです。部門ごとの負担状況を正確に知ることよりも、経費の一次発生部署が責任を持って、コストをマネジメントすることのほうが大事です。全社で見れば、どこが負担するとかは、大した話ではありません。

 

 経費の付け替えが度を過ぎると、大事な経費の一次発生の状況すら見えなくなってしまいます。

 

 製造業のように仕掛品や完成品がある場合は、損益に影響が出ますので、ある程度の配賦は必要です。

 

 また、損益影響が出なくても、売上原価と販管費の入り繰りが出る場合は、多少注意が必要ですが、しかしそれ以外は付け替えなどバッサリやめてしまっても困りません。

 

 経費予算は、経費の一次発生を大事にします。そして、金額を削減する必要がある場合は他部門への付け替えではなく、実際の削減を伴う数字だけを採用します。

 

 削減幅を増やしたいのなら、部門を横断してアイデアを出しあったり、業務改革を実施したり、しくみやフレームワークから見直していきましょう。裏付けのある経費予算をつくることが大切です。