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2013.02.15  産能大方式

産能大方式とは?

 産能大方式とは、業務フローチャートの作図方式です。日本で一番有名な方式と言っても、過言ではないでしょう。その歴史は古く、パソコンが普及する以前からありました。今から約20年以上前になりますが、私が監査法人に入所した年の入所研修か何かで、産能大方式の記号を書ける「製図用定規」をもらったことを懐かしく思い出します。

 

 

産能大方式の特色は精緻なルールです

 産能大方式の最大の特色は、その豊富な記号と精緻な作図ルールです。これにより、現実の業務や事務を詳細に描写することができます。

 

 そのため、記号や作図ルールがわかっている者であれば、たとえ知らない会社の業務であっても、産能大方式のフロー図を見れば、手に取るように業務がわかります。そのわかりやすさと精密さが、作図方式として支持された理由でしょう。

 

 また、共通言語のように一定の人々の間で認知・理解されていることも、支持された重要な要素かもしれません。

 

 産能大方式の記号と作図ルールをマスターするためには、それなりの学習や訓練が必要です。独学でもできなくはありませんが、できればたくさん作図して、産能大方式を知っている方に添削してもらうのが良いでしょう。

 

 昔は紙と手による作図でしたが、今の時代はマイクロソフト製品のVISIOなどのフローチャート専用ソフトを使っての作図が主流です。

 

 

産能大方式の用途~申請書類Ⅱの部と内部統制、業務改善

 産能大方式には、幅広い用途があります。事務フローだけでなく、マニュアル、業務改善、システム分析など、さまざまな場面で活用されています。特に、上場申請書類の「Ⅱの部」では、産能大方式は欠かせませんでした。

 

 上場申請書類では、上場準備会社の主要な業務フローチャートを記載しなければなりません。そこで使用する作図方式は自由形式(会社が独自に考えて良い)とされていますが、2008年以前の上場申請会社の大半は、Ⅱの部の業務フローチャートの作図に産能大方式を採用していました。

 

 なぜ、2008年かというと、内部統制報告制度(日本版SOX法、いわゆるJ-SOX法)が関係してきます。2008年に内部統制報告が制度化され、全上場会社が一挙に業務全般の内部統制を見直し、再整備しました。

 

 もちろん上場企業ですから、内部統制はすでに構築されていたのですが、制度を順守できるレベルまでブラッシュアップが行われたのです。

 

 内部統制報告制度上、主要業務については簡便な業務フローチャートを作る必要があります。上場申請書類の時と同じく自由記載とされ、一部の企業では産能大方式が採用されました。

 

 しかし、産能大方式は経験者でないとなかなか作成できないのと、もともと同制度では “かなり簡便な”フローチャートでも容認されていたことから、四角や三角とかを連ねた鳥瞰図のようなフローチャートが主流になりました。この影響を受けて、上場申請書類Ⅱの部でも産能大方式一辺倒ではなくなり、簡便な作図が増えた経緯があります。

 

 

作図記号と作図方法

 ここで、作図記号について少し説明しましょう。産能大方式の記号は、大きく“工程記号”、“帳票記号”、“現物記号”の3種類あり、これに“線”の区分があります。工程記号が基本的な作業・動作をあらわし、中心的な役割を果たします。

 

 工程記号には4つの基本形があります。

 

 “作業”をあらわす「○」

 “運搬”をあらわす「小さい○」

 “停滞”をあらわす「△」

 “検査”をあらわす「□」

 

 これら基本形にそれぞれ色、マーク、向き、二重化などの特徴をほどこされ、定義づけされて詳細記号になります。実際に作図で使用されるのは、“詳細記号”と“帳票記号”、“現物記号”、“線”ということになります。

 

 作図方法には細かいルールがあります。主要な作図ルールの一つ目は「時間経過」です。左から右に時間が流れていると考えます。ゆえに、いついかなる時でも、右から左に流れる逆線は禁止です。

 

 二つ目は「帳票の書き方」です。これは帳票記号でもあるのですが、初めてフローにあらわれた帳票は大きな四角で記載し、同じ帳票が二度目以降にあらわれたら両端が丸い短冊型にします。

 

 これにより、どこで新規帳票が作成され、それを使って回付や追記されている様子が明確になります。

 

 このほかに、「決裁作業」で各上位者が多段階承認する場合の書き方や、「照合作業」で何かと何かを照合させる場合に左記載を照合元とするなど、色々なものがあります。興味ある方は、勉強してみて下さい。

 

 

最後に

 産能大方式は、粒度の細かい事務作業や業務手続を書くのには最も便利な作図方法です。

 

 業務改善のための現行の業務調査で作図したり、上場申請書類のⅡの部で産能大方式の業務フローチャート作成を依頼されたり、私自身もいまだに仕事で使用しています。

 

 産能大方式はいまだ根強い人気があり、これからも一定の役割を果たしていくことでしょう。

 

 ※産能大方式の記号一覧

 

 ※産能大方式の事務フローチャート例

 

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