コンサルティング

お客様の声

オートウェーブ様

14年稼働した基幹システムを刷新。正しい手順を導いてもらった。

株式会社 オートウェーブ

カー用品販売・カートータルメンテナンスサービス企業として1990年に設立。現在千葉県内に8店舗を展開、車を愛するお客様にきめ細かいサービスを行っている。車検、タイヤ交換のほか、バッテリーチェックやオイル点検などの日常メンテナンス、本格的な鈑金塗装やドレスアップも手がけるなどメニューは幅広い。今後はお客様が必要なサービスを先回りして提案できる、積極的な販促をめざしている。

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— 2015年7月から6カ月間、「システム構想プログラム」を受けていただきました。受けようと思われたきっかけは何でしたか。

福田様

福田様:基幹システムの古さについては現場から不満が上がっていたので、役員を含めて「そろそろ何とかしなければ」と思っていました。昨年はOSのシステムサポートがなくなってしまうタイミングだったので、本気でシステムごとリプレイスを考えるにはちょうどいい時期だったというのもあります。

金澤様:実は数年前にもリプレイスを検討したことがあるんです。もともと自社で開発したシステムなので、元を生かしながら現状の運用と合わない部分を改善したかったのですが、我々素人ではシステムのどこを直せば欲しい形になるのかわかりません。

金澤様

いくつかのベンダーに要望を伝えたのですが全部叶えようとすると費用が莫大になります。次をどう進めればいいのか悩んでしまい、一度リプレイスは断念しました。

でも、さすがに開発から14年間も経過していて現状の運用とアンマッチが出ている部分もあったので、今回のOSのシステムサポートがなくなってしまうタイミングでリプレイスの再検討を始めました。その際に顧問会計士の先生に相談したところ、紹介されたのが中川さんでした。

福田様:初めて中川さんにお会いして驚いたのは、1回目のミーティングであまり情報がないはずなのに、現状のシステム状態や現場で起こっている問題をズバリ言い当てられたことです。

役員も一緒に出席したのですが、システムミーティングを終えて「こんな短い期間でこれだけ具体的に指摘できるのか」と話したのを覚えています。

— 具体的にどんな問題が発生していたのですか。

高橋様

高橋様:自社で作り込んだのでテストが十分ではなく、パッケージに比べて鍛えられていない部分がたくさんありました。

おかしな動作がたびたび起こっていて操作のレスポンスも遅い。現場の要望に応えるたびに無理なシステム構築を重ねたことも原因で、全体的に重くなっていました。

金澤様:顧客データは3つに分かれていたので、1人の履歴を追うにも3つのシステムにアクセスしなければいけません。必要に応じて売上や個別情報をそれぞれのシステムに入力するなど、何重もの手間がありました。

集計業務にも手作業が多く人をシステムに合わせていった結果、社内に「エクセルの達人」が増えてしまいました。あまり喜ばしいことではないのですが・・・。

福田様:当初から中川さんには、これらの状況とスタッフの動線、会計の取りまとめ方、規模、予算、私たちの希望も含めてまず全体から俯瞰し、今後どう改善すればよいかを提案いただきました。

ただユーザーが「こうしてほしい」と言ったものを作るのではなく、現場に即してよりよいシステムを一緒に考え構築していく。そのプロセスに信頼を感じてコンサルティングを受けることにしました。

現状把握から「実現したい機能」の発想まで。コンサルティングを重ねるにつれ、みんなが熱く語り出した。

福田様:コンサルティングの第一フェーズは、どんなシステムを構築するか方針書を書き上げて、会社の新しい未来を示すことです。

従来システムのどこを改善し、情報をどうつなぎ直して新しいメリットを生み出すか。方針書にまとめれば経営陣への説得材料になり、そのまま開発ベンダーへ示す基本理念になります。

そのためにまず行ったのは現状把握です。中川さんからアドバイスをいただきながら売上、仕訳、取引先などの正確な数値情報、サービスの状況、現場での人の動きを追いました。現場では感覚で掴んでいた事柄も数値で表すとはっきりします。

たとえばある店舗の1台のPOSはほとんど稼働しない状態だったのが見つかりました。現場では何となく必要だと思っていても数値で見ると稼働率が他の10分の1。これは次期のリプレイスから外しても問題ありません。保守費用も削減できます。

金澤様:ワークフローの見直しでも、5工程のものが実は3工程にまとめられそうだとか、無駄な動きが見えてきます。

メンバーで話し合いを重ねるうちに、だんだん「だったらこうしたほうがいいんじゃないか」と議論が白熱してくることもしばしばでした。みんな全体の流れがわかると問題点がクリアになって、新しい発想が出てくるんです。

高橋様:正直、今までは現場の意見といってもまんべんなく聞けるわけではありませんでした。それが今回全社で取り組むプロジェクトになり、いろんな部門の声が聞けたのはシステム部門としても大変ありがたかったです。

営業や管理部門にとって「システム」は少し遠い存在だったのかもしれませんが、意見が反映され、実際に使いやすくなれば「自分の武器として使えるツール」だと思ってもらえるはずです。

— どんな点が「武器」になっていくのでしょう。

金澤様:先ほど例に出した顧客データについては一元化する予定です。店頭の販売でお客様の情報にアクセスすれば詳細な作業履歴や購入実績がすぐ確認できます。

時期を見て必要なメンテナンスや部品を勧められればお客様にも喜ばれるでしょう。この改革は私たちにとっても大きなものです。

手作業だった集計はシステム化して、権限がある人ならすぐにリアルタイムで様々な数値情報を確認できるようにします。日ごと週ごとの波を捉えやすくなるので、ピンポイントで戦略が立てられます。経営分析にもメリットがある改善です。

システムを構築する正しい手順を導いてもらった。「会社の未来」のためとわかれば現場も協力してくれる。

福田様:現行の基幹システムの開発は私たちも覚えていますが、システム課数名で開発し、いつの間にか現場に降りてきた印象でした。システムの開発というと、社員はシステム部門に「いいものを作ってくれ」と投げるだけになってしまう。

今回、中川さんのコンサルティングを受けた中で、現状をみんなで時間をかけて共有できたのが一番の成果です。「会社の未来」のためにシステムを変えようという認識が広がって現場の協力が得られ、良い形になりました。

金澤様:中川さんは会計のプロでもあるので「経営・会計・システム・業務」の連携を考えられます。会計や営業で問題が発生しても一つ一つ疑問をその場でつぶして新しい案を出していただく。

複雑な作業ですが、共有して理解させながら進める力は非常にすごいなと感じました。情報が上手にシステム化されていくので、これを機に会社も一回り大きくなる予感があります。

高橋様:2016年1月から引き続き3カ月間の「システム選定フェーズ」のコンサルを受け、4月からは開発が始まりました。

負担が大きいヒアリングやプランニングは中川さんに導いてもらったからこそ進められたと思います。運用開始まではまだ道のりがありますが、これからもリスクを抑えたシステム構築をめざします。

(2016年4月6日取材/インタビューライター 丘村奈央子)

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