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業務改革・利益向上

直間比率の目標を決めて、大胆に踏み込む改革だけが成果を出します。

1.業務改革と業務改善の決定的な違い

業務改革と業務改善には決定的な違いがあります。

・業務改革はトップダウンで変えること
・業務改善はボトムアップで変えること

業務改善は現場発信です。現場が考えた案を中心に改善を図っていきます。あくまで現場でやれることをやっていくだけなので、大きなリスクはとりません。現場の抵抗もほとんど起きません。

これに対して、業務改革は経営発信です。経営が目標を示し、フレームワークを大胆に変え、圧倒的な改善を図っていきます。必要なら現在のビジネスモデルや取引条件すらも変更します。

業務改革は現場のコンフォートゾーン(居心地のいい場所)に変化をもたらすので、大なり小なり現場は抵抗します。逆に抵抗が起きなければ、それは業務改善レベルにすぎません。

業務改革をやり遂げるためには“目標”が必要です。目標があるからこそ、現場と向き合い、リスクをとって強く踏み込むことができるのです。

2.直間比率の目標設定

業務改革の目標には、どのようなものが良いか?

業務改革を行う目的は、ひとえに生産性の改善です。全社でいえば、直接部門と間接部門の人数比率を改善すること。個人レベルでいえば、直接業務と間接業務の時間比率を改善することです。

全社:直接部門と間接部門の人数比率
個人:直接業務と間接業務の時間比率

業務改革の目標は、全社の直間比率(直接部門と間接部門の人数比率)を設定するのが良いでしょう。全社の直間比率の改善は、個人の直間比率の改善の積み重ねでもあります。

ビジネスの見通しや利益計画を考えて、業務改革で達成すべき全社の直間比率を決めます。

全社の直間比率を改善できると、利益が飛躍的に向上します。売上(付加価値)に直結する人員が増え、間接人員は減るわけですから、筋肉質な企業体質に生まれ変わります。

3.利益向上の新たな仕組み

業務改革で確保できた人員をどこに配置するか?

従来の直接部門に配置するのも良いですが、マーケティング・顧客分析・販売促進などの新たな戦略業務に回すことができれば、さらなる利益向上が期待できます。

4.弊所の役割

直間比率の目標を達成するためには、業務ごとに何ができるか、どこまで踏み込まなければならないか、という判断が必要です。

判断したあとに「この業務はシステム化しよう」、「業務プロセスをここまで変えよう」などと、ブレインストーミングしてアイデアを出していきます。

弊所には、業務やシステムの豊富な知識と、数多くの業務改革支援でつちかったノウハウや判断基準があります。貴社の改革プロジェクトを導き、目標の直間比率を実現します。

5.8つのステップ

貴社のプロジェクトを支援して、業務改革と利益向上を8つのステップで実現します。

Step1 プレ調査
Step2 目標設定
Step3 業務調査計画の立案
Step4 業務調査の実施
Step5 調査結果の分析
Step6 改革案の検討
Step7 改革案の実行
Step8 人員の再配置

Step1 プレ調査

最初のステップはプレ調査です。現在の組織図や業務分掌から直間比率を割り出します。さらにざっくりとした部署別の業務内容や業務量、現行のシステム構成や利用状況も調べます。

成果物:部署別直間分類/部署別業務概要/システム構成図/会計仕訳関連図

Step2 目標設定

経営者ヒアリングやビジネスの将来見通しや利益計画に基づき、目標とする全社の直間比率を設定します。そして、利益向上のために人員を直接部門や戦略業務にどう割り振るかを考えます。

成果物:全社目標/新組織・人員数案

Step3 業務調査計画の立案

本格的な業務調査は現場に負担がかかります。目標も考慮しながら、調査の対象部署・対象者、実施時期や実施方法、業務調査表の様式などを検討します。必要に応じて現場向けに説明会も開催します。

成果物:業務調査計画書/業務調査表

Step4 業務調査の実施

業務調査を実施します。一から業務を洗い出す場合は、業務日報(1ヵ月以上)もつけてもらいます。業務調査表の記入は部署や人によってムラがでます。調査期間中は記入内容のレビューを行います。

成果物:業務調査表/業務日報

Step5 調査結果の分析

調査結果を集計・分析します。必要に応じて現場ヒアリングを実施します。業務は「キープ(維持)」「チェンジ(改革)」「ストップ(廃止)」に分類し、比率が3:6:1くらいになるように整理します。

成果物:調査分析レポート

Step6 改革案の検討

キープは継続、ストップは廃止する方向で検討します。チェンジは大胆に削減できるよう業務内容やプロセスを見直します。システム化、取引条件、組織、業務分掌の変更まで視野に入れます。

成果物:業務別改革案/直間比率予想

Step7 改革案の実行

経営承認後、改革案を実行します。システム化や取引条件変更など時間を要するものは進捗管理します。実行後に問題が発生したり、成果が出なかったりしたら改革案を修正し、PDCAを継続して回します。

Step8 人員の再配置

改革が進めば、直接部門や戦略業務への人員の再配置を進めます。必要な教育研修を行い、直接部門や戦略業務で戦力になるようにします。利益向上には新しい部署で人材が活性化することが欠かせません。

6.サービスメニュー

貴社の業務改革と利益向上を支援します。詳しくはサービスメニュー「プロジェクト支援」をご覧ください。

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