経費精算フロー(ワークフロー 精算書部長経由) その2

経費精算フロー(ワークフロー 精算書部長経由) その2

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 ワークフローシステムは、精算書・申請書などの文書データを、決められたルートで回付、必要な電子承認(システム上の承認)をもらい、それを閲覧・報告できるシステムです。特に稟議書、経費精算書、勤怠管理に利用されています。

 

 ワークフローシステムを利用して、精算書を電子化したフローを見てみましょう。

 

 

 <フロー手順>
 1 申請者がワークフローシステムへ精算入力
 2 精算書を印刷
 3 精算書に領収書を貼付・回付
 4 部長が内容を確認して電子承認
 5 経理に回付
 6 経理担当者が内容を確認し、申請者に小口現金で支払い
 7 ワークフローシステムに勘定科目を追加入力
 8 会計システムへ自動仕訳データを送信

 

 これにより、経理担当者の入力作業がなくなり、紙の経費精算で発生していた二重作業がなくなりました。申請者が勘定科目を入力できれば、勘定科目の入力も不要となります。

 

 本フローでは、部長が領収書を貼付した精算書を確認した上で、電子承認しています。領収書のチェックは事務方にまかせて、経費申請の要否だけでの確認で良いなら、紙の精算書は部長を経由しないフローも考えられます。

経費精算フロー(精算書 手書) その1

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 何回かにわたって、ワークフローシステムを活用して経費精算業務を効率化するフローを考えてみます。

 

 経費精算は1回当たりの金額は少額ですが、対象者や件数が多いため、会社全体では煩雑な業務です。 経費精算の基本的なフローを見てみましょう。

 

 

 <フロー手順>
 1 申請者が会社定型の精算書用紙に手書きで記入(またはExcelに入力して印刷)
 2 精算書に領収書を貼付・回付
 3 部長が内容を確認して押印
 4 経理に回付
 5 経理担当者が内容を確認し、申請者に小口現金で支払い
 6 精算書に基づき仕訳入力

 

 経費精算書のヘッダには「申請日・申請者氏名・所属部署」を、明細には「発生日・内容・支払先・金額・備考」などを記入します。

 

 経費精算の科目は限られるので、科目を申請者に記入させる会社もあります。しかし、中には海外関連経費など、消費税の課税・不課税の選択が必要で記入間違いがおきやすいものもあります。科目を記入させるか否かは、ケースバイケースで考えます。

 

 本フローでは、1.申請者の精算書記入と6.経理担当者の仕訳入力の二重作業が発生しています。仕訳入力に必要な項目(日付・科目・金額・摘要)は、科目を除き精算書に記入済みです。精算書の入力データを仕訳入力に活用できれば、経理の入力作業は軽減できます。これを「分散入力」または「現場入力」といいます。

購買管理システムの消費税差額の処理方法 その3

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 「その2」の続きです。消費税の端数差額については、2つの処理方法があります。

 

 第1法 消費税差額を調整して仕入先の請求金額で支払う方法
 第2法 消費税差額を無視して当社の買掛金金額で支払う方法

 

 第1法は、消費税差額を調整して支払う方法です。

 

 振込金額は会社の買掛金518円ではなく仕入先の請求金額520円として差額2円は仮払消費税等で調整します。この方法であれば、仕入先の請求金額と差額が発生しません。しかし、仕入先の請求書を円単位で確認し調整することが不可欠で、差額処理の事務作業は大変煩雑となります。

 

 第2法は、消費税差額を無視する方法です。

 

 振込金額は会社の買掛金518円とします。この方法であれば、会社の買掛金残高で振込データを自動生成できます。しかし、仕入先の請求金額と異なる金額で振込みますので、一見気持ち悪さは残ります。

 

 これについては、それぞれの事業者が適切に処理していれば、基本的に問題はありません。

 

 「その1」に記載したとおり、消費税の端数処理(切捨て、切上げ、四捨五入など)には決まりがありません。また、課税標準額に対する消費税額の計算の特例により、「税込価格計算」と「税抜価格計算」を前提とした代金決済が混在しています。各事業者で任意の方法を採用できます。

 

 

 購買管理システムを考えると、継続取引先に対する消費税差額の処理方法は、第2法を採用するのが賢明です。なお、第1法から第2法へ変更する場合は、仕入先に処理変更を伝え、事前に説明しておいた方が良いでしょう。

購買管理システムの消費税差額の処理方法 その2

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 購買管理システムの基本は、発注データに基づく納品の都度の仕入計上です。翌月初に到着する仕入先の請求書で、まとめて仕入計上する会社もありますが、これでは決算早期化はできません。その場合、例えば、購買管理システムで3月10日に314円、20日に204円の仕入計上処理すると、3月末の買掛金残高は518円となります。

 

 もし、月末に届く仕入先の請求書が518円(a.税込価格計算)であれば、問題はありません。

 

 

 しかし、仕入先の請求書が520円(b.税抜価格計算)であれば、2円の差額が生じます。

 

 

 この2円の差額に対しては、2つの処理方法があります・・・。

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