経費精算フロー(スキャナ保存) その6

経費精算フロー(スキャナ保存) その6

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 最後に、電子帳簿保存法を適用し、精算書・領収書(3万円以下)のスキャナ保存をしたフローを考えてみます。ちなみに、領収書は税務上の重要書類に該当するため、領収金額が3万円以上だとスキャナ保存はできません。

 

   <フロー手順>
 1 申請者がワークフローシステムへ精算入力
 2 領収書をスキャンしてデータ添付
 3 部長が内容を確認して電子承認
 4 経理担当者が内容を確認し、ワークフローシステムに勘定科目を追加入力
 5 会計システムへ自動仕訳データを送信
 6 システムで自動生成されたファームバンキングデータ(FBデータ)で銀行振込処理
 7 申請者が精算書を印刷
 8 精算書に領収書を貼付
 9 経理に郵送
 10 経理担当者が処理済みデータと紙の精算書を確認し、電子署名・タイムスタンプを行うシステムまたはサービスでスキャナ保存(スキャニング、電子署名、タイムスタンプ付与)

 

 これにより、紙の精算書・領収書は廃棄でき、書類保管コストは削減されました。

 

 しかし、スキャニングは申請者と経理担当者で2重作業となります。申請者の行った2.の領収書スキャンは税務要件である電子署名、タイムスタンプがないため、あくまでワークフローシステム上の参考データの扱いとなるためです。経理担当者が行った10.の精算書・領収書のスキャン保存が税務上の正規の電磁的記録による書類となります。

 

 さらに、スキャナ保存には入力期間の制限があります。申請者が領収書を受領してから1週間以内に10.のスキャナ保存をしなければなりません。ただし、事務処理規程でスキャニングのタイミングを別途定めれば、自社の業務処理サイクル期間経過後(最長1か月)+1週間以内に延長することができます。

 

 このように、書類の電磁的記録保存は色々制約も多いので、運用面の慎重な検討が必要です。

経費精算フロー(スキャンあり) その5

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 各部署が遠隔地だと、精算書は本社経理に郵送です。精算書が届いてから、会計処理・振込作業をすると、時間がかかります。
 領収書をスキャンして精算入力データに添付したフローを考えてみます。

 

 

 <フロー手順>
 1 申請者がワークフローシステムへ精算入力
 2 領収書をスキャンしてデータ添付
 3 部長が内容を確認して電子承認
 4 経理担当者が内容を確認し、ワークフローシステムに勘定科目を追加入力
 5 会計システムへ自動仕訳データを送信
 6 システムで自動生成されたファームバンキングデータ(FBデータ)で銀行振込処理
 7 申請者が精算書を印刷
 8 精算書に領収書を貼付
 9 経理に郵送
 10 経理担当者が処理済みデータと紙の精算書を確認、保存

 

 これにより、精算書が経理部に到着する前に、経理担当者が会計処理・振込作業を行うことができます。
 また、部長が電子承認する時に領収書のスキャンデータを見ることができるので、領収書を見ながらの承認の可否が可能となります。

 

 なお、このフローでは、最終的な紙による精算書・領収書の保存は必須です。税務上の要件は満たしていないので、スキャナ保存はできませんので、ご注意ください。

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