会計帳簿の電子保存 その2

会計帳簿の電子保存 その2

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 一般的な大企業では、基幹システムなどの周辺システムが構築されており、主要簿ではなく補助簿中心の会計帳簿体系となっています。

 

 そのため、主要簿が補助簿の追跡番号だけの場合もあります。そんな会計帳簿に紙代・印刷代・保管コストをかけるのは実にもったいない話です。

 

 そこで、平成10年に電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)が施行されました。

 

 会計帳簿のうち、

 

 ①コンピュータを使用して作成している
 ②国税関係帳簿書類で
 ③税務署長等の承認を受けたものは
 ④所定の要件の下で

 

 電磁的記録(FD、CD、DVD、サーバなど)または電子計算機出力マイクロフィルムによる保存、いわゆる「電子保存」が認められました。

 

 実際に電子保存を行うためには、電子帳簿保存法対応の会計システム導入だけでなく、上記③、④も必要です。

 

 

 なお、電子保存の適用を受ける会計帳簿は、全部である必要はありません。ページ数・閲覧頻度などを考慮して、任意に選択した一部の会計帳簿から始めることもできます。まだ利用していない企業は、システムのリプレイスの際に検討してみてはいかがでしょうか。

会計帳簿の電子保存 その1

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 会計帳簿は会計業務の成果物であると同時に会計報告の証拠書類でもあります。そのため、会社法では正確な会計帳簿の作成と保存が義務付けられています。

 

 会計帳簿には、主要簿(仕訳帳、総勘定元帳)と補助簿があり、必要に応じて補助簿が作成されます。主な会計帳簿とシステムとの関係は、表1のとおりです。

 

 

 法人税法上、帳簿書類の保存方法は紙による保存が原則です。よって、会計システムを利用していても、最後は帳簿を紙に印刷して保存する必要があります。

 

 しかし、中小企業であれば紙で見ることもありますが、大企業の会計帳簿は何千枚・何万枚のページ数です。紙の帳簿での調べものは非現実的です。

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