例えば、人事部が存在しない企業では総務部が「庶務・法務・人事」を担当することになります。一方で、情報システム部がない企業では「庶務・法務・情報システム」といった形で業務の幅が広がることもあります。今回は、総務部が「庶務・法務・人事」を担当するケースを前提に、それぞれの業務と効率化のポイントを見ていきます。

庶務業務の効率化

庶務とは、会社の日常業務をスムーズに進めるためのサポート業務全般を指します。具体的には以下のような業務が含まれます。

• 会社の窓口業務や郵便物の受付
• 事務用品や什器備品の購入・管理
• 新聞・雑誌の購読・保管
• 社員食堂の運営・管理
• 広報活動や株主総会の運営

庶務の仕事は、一つひとつの業務量は少なくても、多くの社員が利用するため、使い勝手の向上や工数削減が大きな成果につながります。例えば、以下のような工夫が可能です。

・社員食堂の運営効率化 ・価格体系をシンプルにすることで、会計業務をスムーズにする。 ・社員カードによるキャッシュレス決済を導入し、現金精算の手間を削減。

・備品管理の最適化 ・購入申請をデジタル化し、無駄な購買を抑制。 ・在庫管理システムを導入し、備品の在庫切れや過剰在庫を防ぐ。

法務業務の効率化

法務部門の主な業務には、以下のようなものがあります。

• 契約書のチェックや原本の保管
• 社内通達文書や稟議書類の通達・管理
• 訴訟対応
• 株式事務

中でも、契約書と稟議書類は業務の大きなウェイトを占めます。これらの業務を効率化することで、総務部の負担を大幅に軽減できます。

・契約書管理のデジタル化 ・契約書の作成・管理を電子契約システムに移行し、印刷・押印・郵送の手間を削減。 ・自動リマインダーを設定し、契約更新期限を見逃さない。

・稟議書の電子化 ・稟議書類をワークフローシステムで管理し、申請・承認プロセスをスムーズに。 ・ペーパーレス化によって、書類の保管コストを削減。

人事業務の効率化

人事部門の業務は、以下のように多岐にわたります。

• 給与計算や社会保険手続き
• 勤怠管理
• 人事考課や研修・採用・異動・辞令の対応

特に中堅企業では、社員数の増加とともに人事業務の負担が大きくなります。しかし、システム化が遅れている企業も多く、イノベーションの余地が大きい分野です。

・給与計算・社会保険手続きの自動化 ・クラウド型給与計算ソフトを導入し、手作業による計算ミスを防ぐ。 ・社会保険の手続きをオンラインで完結できるシステムを活用し、申請業務の効率を向上。

・勤怠管理のデジタル化 ・ICカードやスマホアプリを活用し、打刻漏れを防止。 ・シフト管理システムを導入し、シフト作成の手間を削減。

・人事評価・採用業務の効率化 ・人事評価をクラウドツールで一元管理し、評価プロセスをスムーズに。 ・採用管理システム（ATS）を導入し、応募者管理を効率化。

総務部の未来：業務の最適化で企業成長を支える

総務部は、企業の「縁の下の力持ち」として、幅広い業務を担当しています。そのため、業務の効率化を進めることで、企業全体の生産性向上に貢献できます。

• デジタル化を進め、ペーパーレス化・自動化を推進
• システム導入により、業務の標準化と効率化を図る
• 総務部の役割を見直し、必要な業務にリソースを集中させる

総務部の業務を最適化し、企業全体の成長を支えるための基盤を築いていきましょう。

1. 業務を大胆に見直す：何をやめるべきか？

総務業務は非常に多岐にわたりますが、その一つひとつの仕事量は少ないことが一般的です。そのため、業務を減らすよりも「やめる」ことを考えるべきです。例えば以下のような事例が挙げられます：

• 窓口業務の廃止：来客対応を総務が一手に引き受けるのではなく、各部署に直接問い合わせを回す仕組みに切り替える。
• 郵便物受付の簡略化：詳細な記録を残すことをやめ、必要最低限の管理へ移行する。
• 新聞・雑誌の購読削減：購読種類を大幅に減らす。

これらを実行する際には、現行業務の全面的な棚卸しが欠かせません。また、一時的に業務を停止して影響を見極める方法も効果的です。

2. 契約書管理の進化：全社的な透明性を実現

契約内容の多様化により、契約書管理の重要性が増しています。従来のように「原本を保管していればよい」という考え方では、業務の効率化や透明性の向上が困難です。以下の改善策が考えられます：

• 管理項目の拡充：契約番号や契約日だけでなく、金額、入金条件、オプション内容などの詳細情報を記録。
• 検索性の向上：営業や経理部門が契約情報を簡単に参照できるシステムを導入。
• 文書管理システムの導入：契約書をデジタル化し、一元管理を実現。

これにより、社内の情報共有が円滑化し、業務の重複やミスを削減できます。

3. 人事業務のイノベーション：システム化による効率化

人事業務は、社員数の増加に比例して複雑化します。しかし、その一方でIT化が遅れがちです。中堅企業では以下のようなシステム導入が効果的です：

• 人事管理システム：社員情報を一元管理し、異動や評価をスムーズに対応。
• 勤怠管理システム：手作業やExcelでの管理を脱却し、時間管理の精度を向上。
• ワークフローシステム：申請・承認プロセスをデジタル化し、手続きを効率化。

これらのシステム導入には、総務部内の秘匿性や情報の扱いへの慎重な配慮が必要ですが、経営陣や情報システム部門と連携することで解決可能です。

4. 人事評価基準の再設計：公正性と未来志向

人事評価制度は、会社の方向性を決定づける重要な要素です。しかし、現在の評価基準が会計データに過度に依存している場合、実態を正確に反映していない可能性があります。以下の改善案を検討しましょう：

• 評価基準の多角化：部門損益だけでなく、業務プロセスの改善やチームの成長度合いを評価に加える。
• 会計データの補正：特殊要因（減損処理など）による損益変動を評価から除外。
• 経理部との連携：適切な指標を設定するため、会計の専門知識を活用。

公正な評価基準を導入することで、社員のモチベーション向上や企業の長期的成長につながります。

結論：総務・人事が変われば会社が変わる

総務や人事部門の業務改革は、全社的な効率化と価値創出のカギです。一つひとつの業務を見直し、大胆な改善を実行することで、企業全体の競争力が向上します。まずは現状の棚卸しと課題の洗い出しから始め、効果的な改革に取り組んでみてください。