企業の取引が複雑化する中で、契約書の管理はますます重要になっています。かつては、定型の基本契約書を締結し、その後の取引は発注書で進めるスタイルが一般的でした。しかし、現在では取引形態が多様化し、取引先ごとに異なる契約書が求められるようになりました。
これにより、総務部門の契約管理業務は大幅に増加していますが、それ以上に大きな課題が発生しています。それは、営業部門や経理部門が契約書を直接参照しなければ業務を遂行できなくなったことです。こうした変化に対応するために、契約書の管理方法を抜本的に見直し、効率的な管理体制を構築することが求められます。
契約書の必要性が増した背景
従来の契約管理では、契約書の原本を適切に保管し、必要に応じて参照できれば十分でした。しかし、最近では以下のような理由から、契約書の活用頻度が高まっています。
- 取引条件が企業ごとに異なるため、営業担当者が契約内容を確認する必要がある
- 入金条件や支払条件が契約ごとに異なるため、経理部門も契約書を参照する機会が増えた
- 特別な料率やオプションが設定されている場合、営業事務担当者が契約書をチェックする必要がある
このような状況により、契約書を参照するためのコピーが社内で大量に作成され、個人単位で契約書の管理が行われるようになりました。結果として、契約情報の一元管理が困難になり、情報の分散や誤った契約内容の認識が発生するリスクが高まっています。
契約書管理の課題と解決策
契約書管理の従来の方法では、原本を保管し、以下のような基本情報のみを管理しているケースが多く見られます。
- 契約番号
- 契約日
- 契約書の種別
- 担当部署
- 担当者
しかし、現在のビジネス環境では、契約書の検索性を向上させ、営業や経理がスムーズに業務を進められるようにする必要があります。そのため、契約書管理に以下のような情報を追加することが有効です。
- 契約金額
- 入金（支払）条件
- 特別料率やオプション内容
- 契約の有効期限
- 自動更新の有無
これにより、各部署が必要な情報をすぐに取得でき、業務の効率化につながります。
効率的な契約管理のための施策
契約書管理の負担を軽減し、社内での活用をスムーズにするためには、以下のような施策が考えられます。
契約書のデジタル化と検索機能の強化
- 契約書をスキャンし、電子データとして管理することで、検索性を向上
- 契約条件ごとにタグ付けを行い、条件検索を可能にする
文書管理システム（DMS）の導入
- 契約書を一元管理できるシステムを導入し、アクセス権を設定することで適切な情報共有を実現
- 更新期限が近づくと自動通知される仕組みを構築し、契約更新漏れを防ぐ
社内ルールの整備
- 営業、経理、総務が契約書を適切に管理・活用できるよう、統一されたルールを策定
- 紙の契約書を社内でコピー・保存することを避け、電子データでの管理を徹底
契約管理の最適化がもたらすメリット
契約管理の仕組みを見直し、適切なデジタル化やシステム化を進めることで、以下のようなメリットが得られます。
- 業務の効率化：契約書を探す手間が省け、業務スピードが向上
- リスクの低減：契約更新の漏れや契約条件の誤解を防ぎ、トラブルを回避
- コスト削減：紙の契約書の管理コストや、コピーの無駄を削減
契約書の管理は単なる事務作業ではなく、企業の経営基盤を支える重要な業務です。契約書の用途が変化する中で、全社的な視点から管理方法を見直し、よりスマートな契約管理体制を構築しましょう。