購買業務を担う企業にとって、仕入れに関する「違算」は避けられないものです。しかし、中には「当社では買掛金の違算は発生しません」と胸を張る会社もあります。一見すると、これは理想的な状態のように思えますが、実は逆にリスクが潜んでいる可能性があります。
購買業務における「違算」とは？
違算とは、会社が認識している買掛金と、仕入先からの請求金額が一致しないことを指します。この違算が発生する理由は、主に以下の3つに分類されます。
1. 締め日の違い
企業の買掛金計上は通常、月末基準で処理されますが、仕入先の請求タイミングは異なる場合があります。例えば、仕入先が20日締めや25日締めを採用していると、計上期間がズレてしまい、買掛金と請求額が一致しない原因になります。このため、締め日の違いを考慮しながら、請求内容を照合することが重要です。
2. 伝票処理漏れ
仕入業務では、返品や値引きが発生した際に「赤伝（修正伝票）」が発行されます。しかし、この赤伝が適切に処理されないと、企業側が不要な支払いをしてしまうリスクがあります。仕入先側が赤伝処理を忘れたり、翌月に回してしまったりするケースも多いため、購買部門は特に注意を払う必要があります。
3. 伝票内容の間違い
発注時の品番違い、数量違い、単価違いなど、伝票の内容ミスは頻繁に発生します。これは発注・出荷・検品などのプロセスにおけるヒューマンエラーによるものです。こうしたミスを防ぐためには、発注データや出荷データを電子データ交換（EDI）によりシステム化し、人手を介さずにデータのやり取りを行うのが効果的です。
違算がない企業に潜むリスク
違算は通常のビジネス環境では避けられないものであり、もし違算が一切発生していない場合、以下の2つの可能性が考えられます。
- 仕入管理が非常に厳格で、すべての取引が完全に管理されている。
- 仕入先の請求書ベースで、そのまま支払いを行っている。
前者であれば問題ありませんが、後者である場合は大きなリスクを抱えています。仕入先の請求をそのまま受け入れ、検証せずに支払ってしまうことで、過剰請求や誤請求があった場合でも見逃されてしまいます。
適切な購買プロセスの確立
通常、購買業務は以下の5つのプロセスで構成されます。
- 発注
- 入荷
- 検品
- 仕入（買掛計上）
- 支払
このうち、発注・入荷・検品のプロセスがシステム化されていると、仕入計上を社内の発注データを基に管理できます。しかし、これがシステム化されていない場合、仕入先の請求書を基準として仕入計上を行うことになり、結果として違算が発生しない状況が生まれます。これは決して良い状態とは言えず、仕入先の請求ミスや不正請求がそのまま受け入れられてしまうリスクがあります。
適切な管理方法とは？
違算を適切に管理するためには、購買管理システムの導入や刷新が最も効果的です。しかし、時間やコストの制約で即座に導入が難しい場合は、まず次の2つの施策から始めるとよいでしょう。
- 値引き・返品の赤伝処理を徹底する
- 仕入先の請求書と赤伝処理を照合し、不要な支払いが発生しないようにする。
- 請求書と発注データの突合を行う
- 手作業でもいいので、請求金額が発注内容と合っているかをチェックする。
これらの基本的な対策を行うだけでも、ムダな支払いを防ぎ、適正な購買管理を実現できます。
まとめ
購買業務において違算が一切発生しないのは、むしろリスクの兆候である可能性があります。企業は購買プロセスをシステム化し、違算を適切に管理することで、無駄なコストの削減や、より透明性の高い取引を実現できます。システム導入が難しい場合でも、基本的な確認作業を徹底することで、リスクを大幅に減らすことが可能です。
購買業務の最適化を進め、健全な経営体制を築いていきましょう。