企業の成長に伴い、業務システムの役割はますます重要になります。しかし、多くの中堅企業では、組織運営の変化に伴うシステムの見直しが不十分なままです。とくに見落とされがちなのが「人事管理」「勤怠管理」「ワークフロー」といった「人」に関わるシステムです。
本記事では、中堅企業の業務システムの導入ステップと、見落とされがちな「ミッシングピース」を埋めるためのポイントを解説します。
1. 中堅企業の業務システムの進化ステップ
企業の成長に合わせ、業務システムは段階的に導入されていきます。
① 中小企業フェーズ（社員数30～50名）
- 導入されるシステム：
- 一般会計ソフト（財務会計・給与計算）
- 特徴：
- パソコンソフト中心で、個別の管理が可能。
- システム投資が少額で済む。
- 経営者が全体を把握できる規模。
② 中堅企業フェーズ（社員数100～500名）
- 導入が必要になるシステム：
- 基幹系システム（販売管理・購買管理・生産管理）
- 債権・債務管理システム
- 管理会計・固定資産管理システム
- 特徴：
- 取引量の増加に対応するため、システム化が必要。
- 業務の属人化を防ぐため、統合システムが導入される。
- 財務管理の高度化が求められる。
③ 見落とされがちなシステム（ミッシングピース）
中堅企業になると、多くの企業は「取引管理」を優先し、会計・基幹システムを充実させます。しかし、「人」に関わる業務システムは後回しになりがちです。
- 人事管理システム
- 勤怠管理システム
- ワークフローシステム
これらのシステムが未導入の場合、業務の負担が増し、組織運営に支障が出る可能性があります。
2. なぜ人事・勤怠・ワークフローシステムが後回しになるのか？
① 直接的な売上に関係しないから
基幹システムや会計システムは、売上・コスト管理に直結するため、経営層の関心が高いです。しかし、人事や勤怠管理は「社内業務」と捉えられ、優先度が下がりがちです。
② Excelや手作業で回せるから
「現場が手作業やExcelで何とか回せている」ため、システム導入が後回しになることが多いです。しかし、規模が拡大すると、属人化が進み、ミスや情報の分断が発生するリスクがあります。
③ 部署ごとの判断で導入が進まない
基幹系システムは営業や製造部門が導入を主導しますが、人事管理システムは総務や人事部が主導するため、経営層の理解が得にくいという課題があります。
3. 人事管理・勤怠管理・ワークフローの導入メリット
① 人事管理システムの導入メリット
- 社員情報を一元管理できる（履歴書、評価、資格など）
- 異動・昇進履歴が明確になり、組織の最適配置が可能に
- 給与・勤怠システムと連携し、労務管理の負担を削減
② 勤怠管理システムの導入メリット
- 出勤・退勤データをリアルタイムで管理
- 法改正（働き方改革関連法など）への対応がスムーズに
- シフト管理・有休取得管理の効率化
③ ワークフローシステムの導入メリット
- 社内の承認業務を電子化し、ペーパーレス化を実現
- 申請・承認フローを標準化し、業務の透明性を向上
- 業務の属人化を防ぎ、組織変更にも柔軟に対応
4. 中堅企業が選ぶべきワークフローのポイント
ワークフローシステムの導入を検討する際には、「組織エンジン」の有無を確認することが重要です。
① 組織エンジンがないワークフロー（シンプル型）
- 申請ルートを個別に設定する必要がある
- 社員数が少ない中小企業向け
- 組織変更のたびに、ルートを手動で変更する必要がある
② 組織エンジンがあるワークフロー（本格型）
- 独立した組織体系を設定できる
- 組織変更があっても、一括で反映できる
- 承認ルールの自動適用が可能
- 中堅企業以上に適したワークフロー
中堅企業には、組織変更に柔軟に対応できる「本格型ワークフロー」を推奨します。
5. まとめ：ミッシングピースを埋めて生産性向上を
中堅企業は、売上管理や基幹システムには投資を行うものの、「人」に関わる業務システムの導入が遅れがちです。しかし、組織運営を円滑にし、生産性を向上させるためには、次のような対応が必要です。
- 人事管理・勤怠管理・ワークフローをシステム化する
- 業務が「なんとか回っている」状況を脱却する
- 中堅企業に適した「本格型ワークフロー」を選択する
システム投資は「コスト」ではなく「経営の効率化」です。企業成長のために、ミッシングピースを埋める業務システムの導入をぜひ検討してみてください。