システム開発の現場では、多くの企業が「必要な機能を洗い出し、要件定義を行い、開発ベンダーに発注する」という流れで進めています。しかし、この従来の手法には多くの落とし穴があります。
- 情報システム部門だけが主導するため、他部門の関与が薄くなる。
- 各部門が自部門の利益を優先し、全体最適が考慮されない。
- システム稼働後に「対応できない例外業務」が頻発し、業務改善の効果が薄れる。
これらの問題を回避し、本当に効果のあるシステムを構築するためには、**「システム構想」**というプロセスを重視する必要があります。本記事では、システム構想を成功させるための具体的な方法を解説します。
1. システム開発は経営設計である
システム開発は単なるITプロジェクトではなく、企業の経営設計と深く結びついています。
企業には以下の4つの要素があります。
- 経営：PDCAを回して成長を促す。
- 会計：財務情報を管理し、決算を作成する。
- 業務：現場や管理部門が日々行う作業。
- システム：業務と業務をスムーズにつなぐ仕組み。
この4つの要素は相互に連携しており、システムだけを最適化しても企業の成長にはつながりません。したがって、システム開発の責任を情報システム部門に任せるのではなく、経営企画や社長直轄のプロジェクトとして進めるべきです。
2. システム構想を単独プロジェクト化する
システム構築の失敗を防ぐためには、システム構想を開発スケジュールから切り離し、独立したプロジェクトとして進めることが重要です。
2.1 システム構想を単独プロジェクトにするメリット
- 要件定義の前にじっくりと業務全体を見直せる
- 開発のスケジュールに縛られず、慎重に検討できる
- 経営層の関与を高め、全社最適のシステム設計ができる
多くの企業では、開発スケジュールに追われて要件定義を急ぐあまり、後から手戻りが発生し、余計なコストがかかるケースが見られます。システム構想を独立させることで、開発後の「こんなはずじゃなかった」という事態を回避できます。
2.2 システム構想の進め方
- 目的を明確にする
- 何のためにシステムを刷新するのか？
- 経営課題の解決につながるか？
- 現行業務と課題を洗い出す
- 各部門の業務フローを整理。
- 業務のムダや非効率なプロセスを特定。
- 将来の業務モデルを設計する
- 企業の成長戦略に適合したシステム像を描く。
- システムの要件を策定する
- ここで初めて要件定義を行い、開発スケジュールを決定。
この流れを確立することで、システムの価値を最大化できます。
3. 全社を巻き込むためのポイント
システム構想を成功させるためには、経営層・情報システム部門・現場部門の全員が関与する必要があります。とはいえ、全社を巻き込むのは簡単ではありません。
3.1 情報システム部門からのアプローチ
- 経営層への提案
- 「システム導入は経営課題の解決策である」と伝える。
- 競争力強化やコスト削減につながることを具体的に示す。
- 各部門との連携
- 「使いやすいシステムを作るために協力してほしい」と呼びかける。
- 部門間の調整役となり、全社視点でのシステム構築を進める。
3.2 経営層からのアプローチ
- 情報システム部門に構想フェーズの重要性を理解させる
- 「単なるシステム開発ではなく、経営設計である」と意識づける。
- 各部門にシステム構想の重要性を伝える
- システム導入が業務改革につながることを説明し、協力を得る。
全社を巻き込むことで、開発後の「使えないシステム」を防ぐことができます。
4. まとめ
「システム構想」を成功させるためには、次の3つのポイントが重要です。
- システム開発は経営設計であると認識する
- システムは単なるITツールではなく、企業の成長を支える基盤。
- 経営企画や社長直轄のプロジェクトとして進めるべき。
- システム構想を単独プロジェクトとして切り離す
- 要件定義の前に、企業全体の業務や経営課題を整理する。
- 開発スケジュールに縛られず、慎重に設計することで後戻りを防ぐ。
- 全社を巻き込む仕組みを作る
- 経営層・情報システム部門・現場部門が一体となる仕組みを構築。
- 各部門がシステム導入のメリットを理解し、積極的に関与できる環境を作る。
システム導入は単なる技術投資ではなく、企業の競争力を強化し、持続的な成長を実現するための戦略的な取り組みです。「システム構想」の重要性を理解し、全社を巻き込んで進めることで、成功するシステム構築を実現しましょう。