システム開発やリプレイスを行う際、多くの企業は「動作を軽快にしたい」「古いシステムを最新化したい」といった技術的な課題を理由にプロジェクトを進めがちです。しかし、それだけで十分なのでしょうか？
システム刷新のタイミングは、単なる技術更新の機会ではなく、企業の業務改革や競争力強化のチャンスでもあります。その際に重要になるのが、「企業の特徴」と「変化」を踏まえたシステム設計です。
本記事では、経営視点でシステム構想を考える際に重要な「企業の特徴」と「変化」に注目し、より効果的なシステムを設計するためのポイントを解説します。
1. システムで何を改善すべきか？
システムの導入やリプレイスの際、「今の課題を解決すること」に意識が集中しがちです。しかし、それだけでは不十分です。システム導入は、企業の強みを活かし、変化に対応できる仕組みを作るチャンスでもあります。
そこで、次の2つの視点で「改善すべき点」を見極めることが重要になります。
1.1 企業の特徴を活かす
企業には他社と比較したときの「強み」があります。これをシステムに反映させることで、競争優位性をさらに強化できます。
例えば、
- 「面倒見の良さ」が強みの企業 → 顧客問い合わせに即応できるデータベースを構築し、対応スピードを向上させる。
- 「在庫の充実」が強みの企業 → 在庫管理システムの精度を高め、さらに高い在庫信頼性を実現。
このように、自社の特徴を活かしたシステム設計を行うことで、顧客満足度や業務効率を向上させることが可能です。
1.2 企業の変化に対応する
企業は時間とともに成長し、事業環境が変化します。現行システムが導入された当時と比べて、以下のような変化が起こっていないでしょうか？
- 企業規模の拡大
- 社員数が増え、経費処理や給与計算の負担が大きくなっている。
- 今後の成長を見据えて、拡張性のあるシステムが必要。
- ビジネスモデルの進化
- 紙ベースの業務がデジタル化され、支払条件や取引プロセスが多様化。
- 取引形態に合わせた柔軟なシステムが求められる。
このような変化を捉え、将来的にも対応可能なシステムを構築することが重要です。
2. 例外を減らし、システムの使いやすさを向上させる
システムの目的は、データを整理し、業務を効率化することにあります。しかし、例外処理が多すぎると、逆にシステムが煩雑になり、使い勝手が悪くなります。
2.1 例外をできるだけ減らす
システムを設計する際には、できるだけ例外を作らないことが重要です。なぜなら、例外処理が増えると、以下のような問題が発生するからです。
- システム運用が複雑になり、エラーが発生しやすくなる。
- 利用者がシステムを信用せず、紙ベースでの管理に戻ってしまう。
- データの一貫性が失われ、業務全体の効率が低下する。
例えば、契約書や請求書のフォーマットが案件ごとに異なる場合、それぞれの処理方法をシステムに組み込むと運用が煩雑になります。このようなケースでは、標準フォーマットを決め、可能な限り統一することが重要です。
2.2 データの一元管理を徹底する
システムの強みは、情報をリアルタイムで共有し、データの一元管理を可能にすることです。
- 「紙での管理」を防ぐ仕組みを作る
- システムでのデータ入力を標準化し、紙ベースの業務を減らす。
- 「例外処理」を極力なくす
- 業務ルールを統一し、システムで処理できる範囲を最大化する。
- 「リアルタイムの情報共有」を実現
- すべての利用者が最新情報を即座に確認できる仕組みを作る。
例えば、経理部門が営業部門からのデータ提供を待たずにリアルタイムで売上情報を取得できれば、決算処理のスピードが向上します。
3. システム構想の成功ポイント
システムを設計する際には、以下のポイントを押さえることで、より効果的な業務改善が可能になります。
3.1 企業の特徴を強化するシステムを作る
- 競争優位性を支える業務を特定し、それを強化する仕組みを設計。
- 顧客が評価するポイント（例：スピード、在庫管理精度）をシステムで向上。
3.2 企業の成長と変化を見据えた設計を行う
- 現状の課題解決だけでなく、今後の事業展開に対応できるシステムを導入。
- 組織の拡大や業務のデジタル化に対応可能な拡張性のあるシステムを選択。
3.3 例外を減らし、システム運用をシンプルにする
- 業務ルールを統一し、例外処理の数を最小限に抑える。
- システム内でデータを一元管理し、リアルタイムでの情報共有を可能にする。
4. まとめ
システム開発やリプレイスを行う際は、単なる技術更新ではなく、「企業の特徴」と「変化」を考慮した設計が重要です。
- 企業の強みを活かし、競争力を強化するシステムを作る。
- 業務の変化や成長に対応できる柔軟な仕組みを構築する。
- 例外処理を最小限に抑え、シンプルで使いやすいシステムを設計する。
このような視点を持つことで、企業の成長に貢献するシステムを構築し、業務の効率化と経営判断のスピードアップを実現できます。