総務部や人事部は、会社全体の円滑な運営を支える要です。しかし、その業務の多様性や範囲の広さから、「何でも屋」として埋もれてしまうことが多いのも事実です。本記事では、総務・人事業務の改善に焦点を当て、効率化や価値創出のアイデアを提案します。
1. 業務を大胆に見直す：何をやめるべきか？
総務業務は非常に多岐にわたりますが、その一つひとつの仕事量は少ないことが一般的です。そのため、業務を減らすよりも「やめる」ことを考えるべきです。例えば以下のような事例が挙げられます：
- 窓口業務の廃止：来客対応を総務が一手に引き受けるのではなく、各部署に直接問い合わせを回す仕組みに切り替える。
- 郵便物受付の簡略化：詳細な記録を残すことをやめ、必要最低限の管理へ移行する。
- 新聞・雑誌の購読削減：購読種類を大幅に減らす。
これらを実行する際には、現行業務の全面的な棚卸しが欠かせません。また、一時的に業務を停止して影響を見極める方法も効果的です。
2. 契約書管理の進化：全社的な透明性を実現
契約内容の多様化により、契約書管理の重要性が増しています。従来のように「原本を保管していればよい」という考え方では、業務の効率化や透明性の向上が困難です。以下の改善策が考えられます：
- 管理項目の拡充：契約番号や契約日だけでなく、金額、入金条件、オプション内容などの詳細情報を記録。
- 検索性の向上：営業や経理部門が契約情報を簡単に参照できるシステムを導入。
- 文書管理システムの導入：契約書をデジタル化し、一元管理を実現。
これにより、社内の情報共有が円滑化し、業務の重複やミスを削減できます。
3. 人事業務のイノベーション：システム化による効率化
人事業務は、社員数の増加に比例して複雑化します。しかし、その一方でIT化が遅れがちです。中堅企業では以下のようなシステム導入が効果的です：
- 人事管理システム：社員情報を一元管理し、異動や評価をスムーズに対応。
- 勤怠管理システム：手作業やExcelでの管理を脱却し、時間管理の精度を向上。
- ワークフローシステム：申請・承認プロセスをデジタル化し、手続きを効率化。
これらのシステム導入には、総務部内の秘匿性や情報の扱いへの慎重な配慮が必要ですが、経営陣や情報システム部門と連携することで解決可能です。
4. 人事評価基準の再設計：公正性と未来志向
人事評価制度は、会社の方向性を決定づける重要な要素です。しかし、現在の評価基準が会計データに過度に依存している場合、実態を正確に反映していない可能性があります。以下の改善案を検討しましょう：
- 評価基準の多角化：部門損益だけでなく、業務プロセスの改善やチームの成長度合いを評価に加える。
- 会計データの補正：特殊要因（減損処理など）による損益変動を評価から除外。
- 経理部との連携：適切な指標を設定するため、会計の専門知識を活用。
公正な評価基準を導入することで、社員のモチベーション向上や企業の長期的成長につながります。
結論：総務・人事が変われば会社が変わる
総務や人事部門の業務改革は、全社的な効率化と価値創出のカギです。一つひとつの業務を見直し、大胆な改善を実行することで、企業全体の競争力が向上します。まずは現状の棚卸しと課題の洗い出しから始め、効果的な改革に取り組んでみてください。