中堅企業における業務システムの現状は、多くの場合「老朽化」と「過負荷」が課題となっています。情報システム部門の限界が迫る中、どのようにして効率化を図り、未来を見据えたシステム改革を実現するのか。本記事では、中堅企業が直面する課題と解決策を明確にします。
1. 中堅企業の業務システムの現状
老朽化と長期稼働の問題
中堅企業では、システム構築に1億円から数億円規模の投資を行いますが、その後のリプレイスには慎重になる傾向があります。その結果、以下のような問題が生じます：
- 稼働期間の長期化：10年以上の稼働が一般的で、20年近いシステムも珍しくありません。
- 改修の複雑化：度重なる改修でプログラムが入り組み、保守が困難。
- 保守依存：現行システムを理解できるのが一部の保守会社に限られ、不満があっても変更が難しい。
情報システム部の現状
中堅企業の情報システム部門は、「なんでも屋」として広範囲の業務を担っています。
- 業務範囲の広さ：業務システムの保守から社員のPCサポート、セキュリティ対応まで多岐にわたる。
- 時間の制約：日々のトラブル対応に追われ、新しいスキルや知識を吸収する余裕がない。
- 経験の偏り：システム刷新の経験が乏しく、大規模プロジェクトの知見が不足。
2. 業務システム改革への第一歩
情報システム部員の時間を確保
業務改革には、情報システム部員のリソース確保が欠かせません。まずはPC保守などの時間を削減するために、以下を導入しましょう：
- IT資産管理ツール
- PCやアプリケーションの情報をネットワーク経由で管理。
- パッチ適用や更新をリモートで実施可能。
- セキュリティ強化機能も搭載。
これにより、業務負担を軽減し、情報システム部員が改革に専念できる環境を整えます。
3. 効率化のためのツール活用
(1) EDI（電子データ交換）
取引先とデータを電子的に交換し、手入力作業を削減します。
- 適用場面：受注情報、請求・支払通知、発注依頼など。
- メリット：主要取引先との連携により事務の省力化を実現。
(2) RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
定型的な入力作業を自動化し、人的リソースを解放します。
- 利用例：複数システム間のデータ転記、日常的なレポート作成。
- 普及理由：プログラミングが簡易化され、導入が容易。
(3) EAI（エンタープライズ・アプリケーション統合）
異なるシステム間のデータ連携を効率化。
- 適用例：販売管理システムと会計システムの自動仕訳連携。
- メリット：手作業の削減とデータ精度の向上。
4. システム刷新を成功させるためのポイント
現場との連携
情報システム部だけでなく、現場部門との密な連携が重要です。
- 課題の共有：現場の業務フローを正確に把握。
- 現場主導型改革：現場が納得するシステム設計を心がける。
プロジェクト管理の強化
システム刷新は全社的な取り組みです。
- 明確な目標設定：業務効率化やコスト削減の具体的な目標を定める。
- 段階的アプローチ：小規模なプロジェクトで効果を検証しながら進める。
5. 結論：未来を見据えたシステム改革
中堅企業が業務システムを効果的に改革するためには、現状の課題を正確に把握し、具体的なツールや戦略を適用する必要があります。限られたリソースを有効活用しながら、持続可能なシステム基盤を構築することが、次世代の競争力を生む鍵となるでしょう。