ビジネスの成長に伴い、会計システムは効率的な経営を支える重要なツールとなります。しかし、自社に適した会計システムを選ばなければ、かえってコストや手間が増える可能性があります。本記事では、会計システム選定の重要性と、企業規模に応じた適切なシステムの選び方について解説します。
なぜ自社にマッチした会計システムが必要なのか
会計システムが自社に適合していない場合、以下の2つの問題が発生します。
1. ムダなコストが発生する
システム導入でよくあるのは、過剰な機能を備えた製品を選んでしまうことです。たとえば、小規模な会社が大規模企業向けのシステムを導入すると、ライセンス費用や保守費用が膨大になります。実際、会計システムは製品のグレードが上がると、数千万円単位で価格が変わり、さらに毎年の保守費用も加算されます。
自社に必要な機能を明確に把握し、過剰な機能を避けることで、ムダなコストを削減できます。
2. 余計な手作業が増える
会計システムには、業務と製品仕様の間のギャップが生じることがあります。このギャップを埋めるためにカスタマイズを施したり、手作業で対応したりすると、担当者の負担が増大します。
特に「債権管理」や「債務管理」では、入金条件や支払条件が顧客や仕入先ごとに異なるため、柔軟な対応が必要です。システムがこれらの条件に対応できない場合、担当者がExcelなどを駆使して手動で処理する羽目になります。
企業規模に応じた会計システムの選定
企業は成長ステージに応じて必要な会計システムの要件が変わります。以下の5つの企業ステージを参考に、自社の規模に適したシステムを選びましょう。
1. 個人・小企業ステージ（年商10億円以下）
- 特徴: 経理専任者がほとんどおらず、業務は紙やExcelが中心。
- 求められる機能: 簿記知識がなくても簡単に仕訳入力できるシステム。
- 適した製品: シンプルで低コストなクラウド型会計ソフト。
2. 中小企業ステージ（年商5–50億円）
- 特徴: 業務量が増加し、経理担当者が数名配置。
- 求められる機能: 効率的な仕訳入力機能、取引先ごとの管理機能。
- 適した製品: 基本機能を備えつつ、簡易な分析や管理が可能なシステム。
3. 中小・中堅企業ステージ（年商30–300億円）
- 特徴: 全社的にIT化が進み、経理部門や情報システム部が整備される。
- 求められる機能: 拡張性が高く、サブシステムとの連携が可能。
- 適した製品: 自動仕訳が豊富で、債権管理や固定資産管理が組み込まれたシステム。
4. 中堅・大企業ステージ（年商100–1000億円）
- 特徴: グループ会社や全国拠点を持ち、会計業務が複雑化。
- 求められる機能: 複数拠点・グループ企業対応、内部取引の管理、全社集計機能。
- 適した製品: 高度な分析機能とカスタマイズ性を備えたERPシステム。
5. グローバル企業ステージ（年商500億円以上）
- 特徴: 海外展開が進み、複数言語・通貨対応が必須。
- 求められる機能: マルチカレンシー、マルチランゲージ対応、ERP統合。
- 適した製品: グローバル対応のERPシステム。
選定時に注目すべきポイント
1. フィット・アンド・ギャップ分析
製品と自社業務のギャップを把握し、カスタマイズや運用変更の必要性を評価します。
2. 成長を見据えた拡張性
企業規模の成長や業務の複雑化に対応できる拡張性があるかを確認します。
3. コストの透明性
ライセンス費用、保守費用、カスタマイズ費用など、初期費用とランニングコストの総額を見積もることが重要です。
まとめ
会計システムの選定は、単に価格や機能だけでなく、自社の業務内容や成長ステージに合ったものを選ぶことが重要です。特に会計業務は全社に影響を及ぼすため、慎重な分析と計画が求められます。
最適なシステムを導入することで、コスト削減や業務効率化だけでなく、経営の透明性や迅速な意思決定をサポートする基盤を築くことができます。