「この業務システムは長年使っているけど、特に問題なく動いているから大丈夫」
「システムに詳しい担当者がいるから、今のままでも問題ないはず」
こう考えている企業は多いかもしれません。しかし、その「動いているから大丈夫」という考えが、将来の大きなリスクにつながる可能性があります。
特に、過去の担当者しか分からない 「ブラックボックス化した業務システム」 は、企業の事業継続や競争力に深刻な影響を及ぼします。
では、このブラックボックス化を放置すると、どのような問題が起こるのでしょうか？
ブラックボックス化を放置するとどうなるか？
業務システムが属人化し、ドキュメントも整備されず、リプレイスが後回しになると、企業は次のようなリスクを抱えることになります。
1. 事業継続リスクの増大
- 重要なシステムの運用が停止すると、業務がストップし、顧客対応や取引に支障をきたす。
- 担当者が退職・異動した途端、誰もシステムの仕組みを理解できず、障害発生時の復旧が困難に。
2. コストの増大
- システムの構造が不明確なため、運用・保守の工数が増え、人的コストが増大。
- 古い技術で作られたシステムの維持費が高騰し、新しい業務ツールとの連携が困難に。
3. 業務効率の低下
- 属人化した業務フローに依存し、改善や自動化が進まない。
- レガシーシステムが業務のボトルネックとなり、新しい市場機会への対応が遅れる。
このまま放置すれば、企業の成長スピードが鈍化し、競争力を失う危険性があるのです。
解決策：まずはシステムの可視化から始める
業務システムのブラックボックス化を解消するには、 短期的な対策と長期的な改革の両方 が必要です。
短期的な対策：システムの可視化とナレッジ共有
- システム構成を文書化
現在のシステム、アプリケーション、データベース、サーバーの一覧を作成。 - 依存関係の可視化
どのシステムがどの業務に関わっているのかを明確にし、関連性を整理。 - ナレッジ共有の仕組み構築
システムの運用ルールやトラブルシューティングの情報をドキュメント化し、関係者全員がアクセスできる環境を整備。
長期的な改革：リプレイス計画の策定
ブラックボックス化したシステムは、ほとんどの場合、技術的にもビジネス的にも「賞味期限切れ」 です。したがって、長期的には新しいシステムへの移行が必要になります。
- リプレイスの目的・目標を明確化
どの業務を効率化し、どの問題を解決するためにシステムを更新するのかを定義。 - グランドデザインの策定
求める業務要求を整理し、それを実現するための新システムのグランドデザインを策定。またクラウド化、SaaSの活用、API連携の強化などの実装方法も検討。 - 移行計画ラフ案の策定
現行システムの運用に支障をきたさない形で、段階的にリプレイスを実施。超概算で経営陣の理解も得る
ブラックボックスからの脱却が、企業の未来を切り開く
業務システムのブラックボックス化を解消することは、 単なるシステムの刷新ではなく、企業の競争力を強化する戦略的な取り組み です。
今こそ、 「動いているから大丈夫」から「持続的に成長できるシステムへ」 のシフトが求められています。